Byråbloggen

Mandag 27. april skal det være et matnyttig foredrag om risikostyring i Ålesund. Typisk fine, næringslivsord dette: Risikostyring, verdisikring og internkontroll. Og matnyttige ord.

Fordi det helt enkelt handler om hvordan en virksomhet kan se skjærene i sjøen før de kræsjer i dem. I disse tider, med mange potensielle skjær vi bør unngå, så står risikostyring høyt på agendaen hos ledere og styremedlemmer i små og store bedrifter.

Det er StyreAkademiet på Sunnmøre som arrangerer foredraget. Det er ikke et akademi i form av en skole, men en faglig forening for alle som er interessert i temaer knyttet til å styre en virksomhet. Styrearbeid heter det. Fordi man sitter ikke i et styre lenger, man arbeider der. Heldigvis for de fleste av oss - som bare jobber der :-)

Jeg skal på foredraget denne mandagskvelden, spesielt fordi foredragsholderen har varslet at det vil bli av praktisk nytteverdi. Og selvfølgelig fordi jeg er et aktivt medlem i StyreAkademiet... Du er også velkommen! La oss lære mer - og diskutere hva styremedlemmene bør bruke av tid og ressurser på å speide etter fremtidens farer. Kanskje er det slik at jo mer rutinerte vi blir til det, jo mer tid får vi frigjort til å speide etter mulighetene også.

Her finnes mer info:
http://www.styreakademiet.no/default.asp?region=10

Er det ikke hyggelig, rundt en uke etter at mammutsalget tar slutt: Alle de kassene med halv pris av halv pris, som jo gjerne er breddfulle av diktsamlinger og annet som dessverre, vi må innse det, ikke selger så godt i Ålesund? Men til glede for oss som faktisk vil ha, som smiler bortvendt når vi kommer til kassa (ikke helt som når du finner en original Revolver-LP på Fretex, men litt sånn) er dette en høydare i bokhandel-året.

Så billig er det, at man kan kjøpe til andre også. For eksempel til jobben. Dette er jo i høyeste grad kommunikasjon. Og se – har det ikke blitt en slager?

For et par uker siden ble de spredt i lokalet sammen med gule lapper med instrukser, for eksempel å lære to setninger utenat og resitere dem i lunsjen, eller å lese et dikt klokka fem på halv tolv.

Nå har hardbarkede reklamemenn lest Jon Sveinbjørn Jònsson høyt, i lunsjen, og sagt at det spørsmålet om man virkelig kan forelske seg hver dag, det var søren ikke dumt. Nå har Nils Yttris etterlatte dikt skapt tendenser til kø på dametoalettet. Folk har tatt med nye dikt hjemme. Og hvor ble det av “Se på meg nå” av Geir Gulliksen?

Jeg aner ikke.

Noen har knabba den! Er det ikke litt fint å tenke på?

Vi oppfordrer herved alle landets kolleger til å investere i kulturell kapital i disse skrekk-og-gru-tider, det hjelper mot alt. Alt!

I&M er ikkje redd for litt fjøslukt.

Så er vi i gang med å lage magasin til Vanylven. Med kamera i sekken og fjøsdressen på, var vi klare til å møte innbyggjarne. Både dei to og firbeinte. Resultatet vert klart om ikkje lenge. Stutane på Åheim var først litt skeptiske, men det kom seg etter litt bestikkelse med kneippbrød. – Nåh! Skal dei ha oss også til å smile?! Ok, da. Mø!

Vi har dikt på toalettet, store ambisjoner, alt for liten kontorplass, lokaler med sjel, høy takhøyde, byens beste matmor - og vi har et ledig vikariet i PR-teamet.

Les mer om stillingen på nettsidene våre.

Enkelte representanter for I&Ms kunder er som trekkfuglene; De besøker oss igjen og igjen, med det samme oppdraget, til samme tid hvert år. Dette er økonomene. En gruppe som normalt ikke er spesielt opptatt av kreativ kommunikasjon og god design. Men når det er tid for årsrapport, så har vi dem her.

Kommunikasjonsfolk har gjerne litt varierende følelser til årsrapporter. AD’ene og tekstforfatterne holder seg gladelig unna, mens de grafiske designerne og kommunikasjonsrådgiverne kan oppleve felles lykkefølelse av en godt kommuniserende og stilig graf. Jeg tilhører denne siste engasjerte gruppen.

Ordnung muss sein

Årsrapporter er så deilig fulle av struktur, orden, detaljer, sammenhenger – og målet er en ferdig, intuitiv oversikt. Det er litt som å løse kryssord: Flott når alle bitene faller på plass. (Okay, det er muligens en litt sær yrkesskade å digge sånt – men så lenge jeg blir lykkelig av det…!)

Nå begynner vi å bli ferdige med 2008-rapportene for de børsnoterte selskapene. For disse selskapene finnes en rekke formelle krav til rapportering. Vi kommunikasjonsfolk må henge med i svingene for å vite hva økonomene snakker om. Men vår aller viktigste oppgave er å skape en profesjonell helhet av rapporten – og sørge for at våre kunder blir fremstilt på en god måte. Budskapet skal forstås av eier, investorer, myndigheter, egne ansatte, potensielt nye medarbeidere med flere.

Den røde tråden

En god årsrapport har en tydelig rød tråd. Hvilken fase er selskapet inne i nå? Har virksomheten ett hovedtema som den ønsker oppmerksomhet rundt? Da kan årsrapportens design og innhold bidra til å fortelle om dette.

Har du ikke laget årsrapport før? Begynn planleggingen tidlig!!! Gjerne i oktober, og i hvert fall i november. Kommunikasjonsbyrået ditt bør kunne hjelpe deg med å sette opp en god prosjektplan.

Her er en enkel sjekkliste med aktiviteter:

1. Tenk gjennom idégrunnlag/rød tråd
2. Sett opp hovedstruktur og designskisser
3. Skissemøte (godkjenning)
4. Research tekst til virksomhetsdelen
5. Fotografering
6. Ferdig manuskript del 1 til godkjenning (Innledning + virksomhetspres.)
7. Design og lay out for innledning + virksomhetspres.
8. Korrektur, godkjenning, evt korrigeringer av del 1
9. Utarbeidelse av del 2: regnskap, noteverk, CG, aksjeinfo
10. Endelige tall styregodkjennes dato
11. Lay out, ferdiggjøring regnskapsdelen
12. Siste korrekturrunder og rettelser (vanligvis 3 runder)
13. Oversettelse til norsk/engelsk
14. Lay out språkversjon(er)
15. Korrektur språkversjoner
16. Levering til trykk
17. Ferdig årsrapport
18. Evt. kunngjøring
19. Utsendelse
20. Årsmøte/generalforsamling avholdes

Oppgavene vil variere litt avhengig av type bedrift og intern organisering. Men uansett: Det tar sin tid, ja :-)

Alltid hyggelig å stikke innom våre venner i Rindal, sove på Saga i en seng hentet rett ut fra Kvitebjørn kong Valemon, treffe blide rindalinger, for det heter ikke rindøler, nei, tvert imot, det heter rindalinger, og spaserende midt i blant dem er Ida (91), som sier: Folk har ikke så dårlig tid som de tror.

I vinterens føljetong om kommuneslagord kan man således minnes Rindals bidrag:

Tid til å leve.

Synes det klinger fornuftig, jeg.

Plutseleg skjedde det. Det var uhørt. Faktisk nesten forbode. I&M sine tre utsende hadde nettopp snakka i kommunestyresalen. Vi hadde presentert arbeidet vårt, ein visjon- og kommunikasjonsstrategi, ny grafisk profil og nytt “slagord” for Vanylven kommune.

Diskusjonen hadde halde på i mange månader. Pengar hadde blitt brukt. Avisene hadde skrive. Til og med sjølvaste NRK P1 hadde brukt sendetid, mykje sendetid på Vanylven. Kystpartiet brumma. Senterpartiet var skeptisk. Framstegspartiet var- for fyrste gong i Vanylven- splitta. Rådmannen hadde på seg stilig slips. Kommunikasjonsrådgjevar Rotevatn hadde dressjakke. Formannskapet ville ikkje gje slepp på solsikka. Men kommunestyret i Vanylven var ikkje som andre kommunestyrer. Dei kasta innstillinga til formannskapet, og bestemte seg for å pløyge ny jord. Å tenke på kommunen som ei bedrift, som konkurrerer om heimflyttarane. Dei attraktive kvinnene mellom 20- 40. Dei som skal sørge for framtida.

Dei reiste seg og røysta. Det var stille i salen. “Dei som røyster FOR å vedta “ein grunn til å smile” med grønt blad, reiser seg”, sa ordføraren. Alle reiste seg.

Så kom den. Applausen.

Det var nesten ein grunn til å gråte. Ei gledeståre. Og ikkje ei ironisk ei. Å vedta noko viktig for framtida er nemleg alvor. Ein grunn til å klappe! Sjølv om det ikkje er lov.